LAS RELACIONES PUBLICAS (RR.PP.) rama de la comunicación encargada de crear, modificar y/o mantener la imagen positiva de una empresa u organización (ente público o privado). Ejercen gran poder en el marketing porque engloban todas las acciones de una empresa independiente de su sector, ya que su objetivo es transmitir una imagen clara, concisa, transparente, positiva de confianza y credibilidad para con los diferentes públicos objetivos o comunidades relacionadas con la empresa.

El relacionista público o el equipo que representa esta área tiene la función de establecer, crear y fortalecer los vínculos con todos sus públicos (Internos, externos o indirectos), además de estar casi que obligados a mantener bien informados a todos los líderes de opinión de todo aquello que sucede con relación a las áreas de interés teniendo en cuenta la identidad empresarial (fondo y forma), lo que le caracteriza y diferencia del resto. Su filosofía empresarial: objetivo global de la organización, forma de llegar a él (relacionado con la misión visión y los valores). Su cultura empresarial: los valores que esta fomenta. Su imágen, representación que la empresa u organización desea construir en los interesados (stakeholders) con los que se relaciona y su Reputación: lo que representa la empresa u organización para el público basado en las experiencias que tengan con nosotros.

Las relaciones públicas funcionan bajo la premisa de “mientras más información se posea, más acertadas serán las acciones y decisiones”, por lo que para el profesional de relaciones públicas el estar altamente informado de todo el acontecer que pueda estar vinculado directa o indirectamente a su organización o proyecto es vital.

Las relaciones públicas vanguardistas se sostienen en los trabajos sobre las variables de relación de doble flujo (bidireccionales): comunicación (dimensión del diálogo), entendimiento (conocimiento compartido), acuerdo (actitudes compartidas) y comportamiento complementario en el tiempo.

Las RR.PP. escuchan, informan y persuaden para lograr consensos, fidelidad y apoyo de los mismos en acciones presentes y/o futuras implementando técnicas de negociación, marketing, publicidad y administración para complementar y reforzar su desempeño en el marco de un entorno social particular y único estudiado con máximo esmero para que esas acciones sean bien interpretadas y aceptadas por los distintos públicos a quiénes se dirige, todo un “ARTE”.

MISIÓN DE LAS RELACIONES PUBLICAS

Generar un vinculo entre la organización, la comunicación y los públicos relacionados (Stakeholders) (stake, apuesta, y holder, poseedor): trabajadores, accionistas, vecinos afectados o ligados, sindicatos, organizaciones civiles y gubernamentales que se encuentren vinculadas, clientes, usuarios, público en general etc.  Las Relaciones Públicas o RR.PP. sirven para convencer e integrar de manera positiva, utilizando diferentes estrategias, técnicas e instrumentos y es una disciplina en desarrollo que emplea métodos y teorías de publicidad, marketing, comunicación, psicologia, política, sociología, prensa y otras.

FUNCIONES DE LAS RELACIONES PÚBLICAS

Las actividades de las RRPP están pensadas en la comunicación estratégica: investigación, planificación, comunicación y evaluación (IPCE) cuya finalidad es la gestión de la IMAGEN CORPORATIVA mediante el desempeño de la Gestión de las Comunicaciones internas por lo que es muy importante conocer a los recursos humanos de la empresa u organización y que estos a su vez conozcan las políticas institucionales porque no se puede comunicar lo que se desconoce. Así mismo la Gestión de las Comunicaciones externas, en donde se da a conocer a sí misma y a su accionariado, a través de la vinculación con otras instituciones, tanto industriales como financieras, gubernamentales y medios de comunicación. Luego mediante las funciones humanas por lo que todo lo que se transmite debe ser veráz porque es la confianza del público la que permite su crecimiento institucional. El análisis y comprensión de la opinión pública, necesario para persuadir (no manipular), por lo qu es esencial comprender a la opinión pública para poder luego actuar sobre ella. En conjunto con otras disciplinas y áreas el trabajo de todo relacionista público debe tener una sólida base humanista con formación en psicología, sociología y relaciones humanas porque trabajamos con personas por lo que es necesario comprenderlas.

Así mismo el intercambio con otras áreas dentro de la comunicación como pueden ser la publicidad o el marketing que si bien tienen fines netamente comerciales, debe existir coherencia entre los mensajes emitidos por unas y por otras para así colaborar a alcanzar los fines institucionales.

ESTRATEGIAS EN LAS RELACIONES PÚBLICAS

Las estrategias en las RRPP deben estar basadas en la búsqueda y creación de una percepción positiva de las marcas que abarca por lo que una opción interesante que genera visibilidad ante personas y audiencias que no conocen la marca pero forman parte del público objetivo al que queremos llegar, es la posibilidad de ganar cobertura y diferentes menciones por parte de los medios de comunicación que consume el público al que queremos llegar.

El conseguir MENCIONES en los medios o lograr una prensa libre o “free press”, siempre se considera una manera útil y significativa de construir una mejor reputación, aumentando la credibilidad y construyendo un posicionamiento más fuerte de la marca. Si bien todas las estrategias pueden estar basadas en una difusión de contenidos en los diferentes medios de comunicación, que si bien puede funcionar y mostrar resultados, no hay una secuencia garantizada en los medios. Lo que no sería así bajo un plan de marketing en el que sea el cliente quien conozca y demuestre la calidad, utilidad o beneficios de su producto o servicio y que sea la gestión realizada la que permita diferenciar la marca de sus competidores.

Las herramientas para cumplir con los objetivos y funciones son muchas y diversas como la organización de eventos, el lobbying, los planes de responsabilidad social, la comunicación interna, las relaciones con los medios de comunicación tales como Prensa que permite acceder a todo público, las revistas que permite acceder a públicos mejor segmentados, la radio que permite transmitir información instantáneamente a toda hora, la tv que da notoriedad a la empresa, el internet porque permite trabajar sobre la website o con la versión en línea de diferentes medios. Para lo cual toda la información a enviar a estos diferentes medios deberá contar con valor de NOTICIA, adaptable a las características del medio en cuestión.

Uno de los instrumentos al servicio de la comunicación interna establece informaciones relativas a la organización que cualquier miembro de ella debe conocer. Este es un manual que debe contener elementos profesionales e institucionales.  Desde la perspectiva profesional será necesario ser muy explicito en la información sobre los objetivos del área en la que laborará el trabajador y las políticas de personal tales como estructura salarial, el estatuto de los empleados, normas de seguridad e higiene en el trabajo, sistema de promoción, régimen de vacaciones, etc.   En lo Institucional, información referente a la organización (historia, estructura, ámbitos de actuación, valores institucionales) y la actuación externa de la organización (sector productivo en el que trabaja, actividades externas —culturales, deportivas—).

Reuniones informativas, instrumento que dispone la empresa u organización para comunicarse directamente con sus públicos internos, realizado por su responsable y en concreto para mejorar la interacción personal y establecer elementos dinamizadores. Deberá estar muy bien planificadas, secuenciadas y estructuradas con la estrategia de comunicación interna.

Revista o periódico interno, sirve para crear una identidad organizativa, conocer las inquietudes de los miembros de la organización, establecer canales fluidos de comunicación entre todos los miembros —independientemente de la posición jerárquica— e informar a los empleados. Su estructura debe abarcar informaciones de contenido social (actividades culturales y deportivas, anuncios de personal, crónicas sobre empleados), informaciones de la organización (sobre el sector económico en el que se encuadra, noticias financieras o de producción) y contenidos relacionados con los empleados (relaciones con el trabajo, promociones, beneficios económicos o sociales). Potenciando todas las temáticas siendo las más valoradas por ellos elementos como la duración del empleo, el puesto en la jerarquía y los sistemas de promoción son los más valorados por los empleados. Por lo que las revistas internas deben ser lo más realista posible, incluyendo las malas noticias sobre la Empresa u organización, ya que ello da credibilidad a todo lo que contenga. A su vez demuestra a los empleados que la Dirección desea implicarlos en su futuro empresarial al hacerlos partícipes.

La secuencia de la aparición de estas herramientas es importante, a sabiendas de las dificultades de creación que supone y por la necesidad de personal exclusivo para su elaboración, además que nos es la herramienta apropiada en recoger informaciones puntuales que afectan de una manera general a la organización por lo que se puede usar el FLASH de información, una variedad del periódico o prensa, especializado en llenar algunos vacíos de éste, con rapidez e instantaneidad, útil para informar sobre situaciones que pueden surgir de manera súbita, sin la pretensión de un análisis profundo, solo de exponer la información o el acontecimiento lo que no tiene una secuencia establecida sino circunstancial y que se puede manejar en red o nube para los interesados.

Revista de prensa, abarca al conjunto de miembros de la empresa u organización que muestra informaciones aparecidas en los medios de comunicación referidas a la empresa o sector con aspectos que inciden directamente sobre esta. Su frecuencia depende del volumen de información que surja en los medios y no es necesaria una presentación de calidad. Su lectura confiere una satisfacción a sus miembros al sentirse partícipes de una empresa que posee marcada presencia social y que tiene una proyección externa. Determinadas personas de la organización pueden solicitar hacerlo de manera sistemática, con un análisis más profundo y contextualizador de las informaciones por parte del responsable de comunicación.

En este tipo de herramientas se suscita la necesidad de decidir qué tipo de informaciones deberá aparecer por lo que es recomendable una total apertura en la comunicación, en la que es necesario incluir todo tipo de información sea positiva o negativa. Eso sí, realizando posteriormente una actividad comunicativa para que los lectores puedan verificar o no la exactitud de lo leído. Asimismo si el volumen de información es muy elevado será pertinente elaborar una revista especializada a partir del organigrama de nuestra organización. Así, se podría elaborar uno económico-financiero, otro referido a aspectos productivos, otro sobre los recursos humanos, etc.

Círculos de calidad, reuniendo a un grupo de personas periódicamente de forma voluntaria para discutir y analizar el funcionamiento de la Empresa, proponiendo determinadas soluciones a los directivos y posteriormente, hacer un seguimiento cuantitativo y cualitativo tras su aplicación.

Tablones de anuncios, (físico) para su éxito dependerá de su contenido, su ubicación en lugares concurridos y de fácil acceso visual. Responsabilizar a una persona que sustituya periódicamente su contenido evitando la sobreabundancia de información y el solapamiento de todas ellas. La limpieza facilita el acercamiento y la intención de actualidad que debe tener. Su contenido debe ser legible y atrayente así como bien estructurado. Por lo tanto es útil en todos los sentidos de la COMUNICACIÓN (ascendente, descendente y horizontal) y aportan facilidad de ejecución y la flexibilidad de su contenido y la complementariedad con otros instrumentos. Por lo que hacerlo de forma digital es igual de importante de ser el caso desde una red o nube con contenidos de: Informaciones legales obligatorias establecidas por la ley: horarios, días festivos, servicio médico, información sobre las retribuciones, seguridad e higiene en el trabajo. Informaciones referentes a la organización tales como resultados, acontecimientos del sector de actividad de la institución, campañas de sensibilización (antitabaco, prevención del cáncer, etc.). Informaciones sociales de la organización y de relaciones entre los trabajadores, tales como excursiones conjuntas, encuentros deportivos, reuniones sociales, etc.

Buzón de sugerencias herramienta de comunicación ascendente que tiene como objetivo que los involucrados expresen sus opiniones o sugerencias, no quejas o reclamaciones sobre temas técnicos (métodos de trabajo, mejoras organizativas, sustitución de materiales, tiempos de producción, mejora de la productividad). Humanos, (Seguridad e higiene en el trabajo, turnos de vacaciones, mejoras sociales, condiciones en el trabajo). Administrativos (Planillas o nóminas, servicios en la organización, normas administrativas). El éxito de este tipo de herramienta se basa en que su usuario perciba su utilidad manifiesta por ser un instrumento activo al tener que tomar la iniciativa y concretarla de manera argumentativa. Además en primer lugar debe dedicar tiempo a la reflexión y en segundo lugar a la redacción. Actividad que exige respuesta de la Empresa u organización al esfuerzo que ello supone y deberá tener establecidas unas pautas de actuación en cuanto a su apertura evitando que las propuestas no se acumulen excesivamente y se vaya respondiendo adecuadamente a todas ellas. Control de las propuestas presentadas con una estructuración por diferentes sectores y ámbitos de actuación. Examinar la originalidad y la novedad de la aportación. Consultar a un especialista sobre la pertinencia y calidad de lo propuesto. Estudio de la viabilidad en su aplicación. Evaluación de las mejoras productivas o de gestión, con indicación de las mejoras resultantes (optimización de plazos, mejora de la calidad, incremento de la seguridad). Gratificación a la persona proponente (punto discutible acerca de su conveniencia en la aplicación cuyas ventajas pueden ser que se considere necesario fomentar la participación de los usuarios y esa sea una manera de recompensar el esfuerzo realizado en pensar en cómo mejorar el funcionamiento organizativo a través de la motivación y, también, que sea una manera de trasladar la disminución de costes a la persona que ha planteado la cuestión). Al respecto también se pueden plantear, una serie de problemas en su aplicación como la dificultad de evaluar la cantidad de ahorro de costes en ciertas aportaciones intangibles, la necesidad de decidir si la cantidad se fija directamente al ahorro de costes o a la proporción que ello suponga y el hecho de que sea un incentivo que afecte negativamente a este instrumento al fomentar el planteamiento de propuestas claramente inadecuadas e inoperativas basadas únicamente en la búsqueda del estipendio económico. La puesta en práctica de las mejoras propuestas por parte de la empresa u organización y evaluación de lo que suponen realmente para la empresa.
También tenemos las Circulares que son un conjunto de mensajes dirigidos a un determinado sector de la empresa o a su globalidad y se refiere a determinadas temáticas de índole organizativa (administrativas, avisos, convocatoria de reuniones) que llegará a todos via red social o nube.

Las entrevistas, contacto que se establece para tener una relación bidireccional, según la iniciativa de los participantes:   Concertadas: realizadas a través de citas previas, Pretendidas, aquellas situaciones en las que se busca un encuentro fortuito entre dos personas y que no puede ser vehiculado mediante una concertada por la resistencia de algunos de ellos o por la diferencia jerárquica entre ellos. Fortuitas: aquellas acontecidas a partir de un encuentro casual y que puede devenir en un intercambio de datos o la decisión de realizar una entrevista concertada.

La introducción de las tecnologías sin duda hoy es impresionante para los procesos de producción y de gestión lo que amerita realizar cursos de formación entre los empleados ya que el proceso de introducción de nuevas herramientas de trabajo implica una serie de modificaciones que van a incidir, en un primer momento, en la necesidad de conocer las mejoras y, en segundo lugar, en unas actividades de comunicación para concienciar a los empleados de la necesidad de la formación continuada y en la explicación de las ventajas que ello va a conllevar. Haciéndose necesario establecer pautas en el momento de introducir las tecnologías de la comunicación en la empresa, tales como la de implementar los instrumentos de comunicación para preparar y educar a los empleados en la predisposición a participar en los cursos de formación. Con explicación de las ventajas que va a aportar la participación y los posibles inconvenientes. Adoptar una dinámica gradual en la que las personas se puedan ir adaptando al cambio. Pensar que es un proceso dinámico y permanente que no finaliza con la instalación del material, sino que posteriormente es imprescindible saber utilizarlo y eso exige formación. Apostar decididamente por la acción y sin ambivalencia, ya que los que deban utilizarla también adoptarán la misma posición. Estimular la participación con sugerencias en la mejora de su utilización. Modular la introducción en los momentos más adecuados, entendiendo que existe mayor pertinencia en unas situaciones que en otras. Conocer las inquietudes internas ante la aplicación e introducción de las tecnologías siendo necesario averiguar su actitud ante esa decisión para poder realizar las actividades comunicativas pertinentes.

Las Videoconferencia, una herramienta y toda una excelente estrategia que nos brinda la posibilidad de conectar con las personas en donde estén rompiendo fronteras y barreras por lo que hoy no hace falta trabajar todos en un mismo lugar físico, localidad o país.

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